Zebranie otworzył Prezes Eugeniusz Nowak. Minutą ciszy uczczono pamięć zmarłych druhów strażaków, którzy odeszli już na wieczną wartę. Prezes powitał zaproszonych gości Jana Pająka Wójta Gminy Drwinia, mł. bryg. Piotr Gadowskiego Zastępcę Komendanta Powiatowego PSP w Bochni, Franciszka Gajosa Radnego/Sołtysa wsi Niedary, Panie z Koła Gospodyń Wiejskich w Niedarach, a także druhów i druhny, którzy przybyli na zebranie.
Sprawozdania z działalności jednostki odczytali kolejno Prezes Eugeniusz Nowak, Naczelnik Bogdan Wymazała oraz Skarbnik Krzysztof Klasa. Sprawozdanie ze swojej działalności przedstawiła również Komisja Rewizyjna.
Zebranie sprawozdawcze było również okazją do wręczenia zasłużonym druhom medali ,,Za zasługi dla pożarnictwa”
Obecny na zebraniu Wójt Jan Pająk złożył życzenia noworoczne oraz podziękował strażakom za dotychczasową działalność i współpracę. Podziękowania za dotychczasową współpracę z Państwową Strażą Pożarną w Bochni złożył również mł. bryg Piotr Gadowski, który przedstawił także krótkie sprawozdanie z działalności Komendy w 2016 r.
Po dyskusji w której poruszono bieżące sprawy dotyczące funkcjonowania jednostki, przystąpiono do głosowania po którym Zarządowi OSP Niedary udzielono absolutorium za okres sprawozdawczy. Druhowie przyjęli również plan finansowy oraz plan działalności na 2017 r.
W dniu 07 stycznia 2017 r. o godz. 16.00 w czasie zebrania sprawozdawczego podsumowano działalność Ochotniczej Straży Pożarnej w Niedarach w 2016 r.