Metoda CAF skupia się na przeprowadzeniu samooceny, identyfikacji obszarów doskonalenia oraz wprowadzaniu wymaganych usprawnień zarządczych.
Jest to model całościowego przeglądu funkcjonowania instytucji z uwzględnieniem analizy wyników jej działalności oraz potencjału organizacyjnego, oparte na założeniu, że osiągnięcie pożądanych rezultatów działań organizacji, obywateli/konsumentów, poszczególnych jednostek i całych społeczeństw zależy od jakości przywództwa, wpływającego na politykę i strategię instytucji, zarządzanie zasobami ludzkimi, działania w zakresie nawiązywania relacji partnerskich, zasoby i procesy.
Zgodnie z tą metodą, organizację poddaje się regularnie (średnio co 2 lata) jednoczesnemu oglądowi z różnych punktów widzenia, w ramach całościowego procesu analizy wyników jej działalności. Model CAF dostarcza łatwego w użyciu narzędzia, dzięki któremu europejskie podmioty sektora publicznego mogą sięgnąć po techniki zarządzania jakością w celu poprawy wyników działalności.
Model zawiera dziewięć kryteriów, które odnoszą się do podstawowych obszarów organizacji, podlegających każdorazowo analizie podczas przeprowadzania samooceny:
■ kryteria POTENCJAŁU: Przywództwo, Strategia i planowanie, Pracownicy, Partnerstwo i zasoby, Procesy,
■ kryteria WYNIKÓW: Wyniki działalności w relacjach z obywatelami/ klientami, Wyniki działalności
w relacjach z pracownikami, Społeczne wyniki działalności, Kluczowe wyniki działalności.
Co umożliwia metoda CAF?
■ ocenę funkcjonowania instytucji opartą na faktach (dowodach), wykorzystującą zestaw kryteriów powszechnie stosowanych w jednostkach sektora pu¬blicznego w Europie,
■ ustalenie, czy faktycznie uzyskano zakładany postęp,
■ uzyskanie spójności podjętych działań i konsensusu w sprawie kroków na drodze usprawniania działalności instytucji,
■ uzyskanie spójności pomiędzy osiąganymi wynika¬mi a działaniami wspierającymi (potencjałem),
■ wzbudzenie zainteresowania pracowników i skło¬nienie do zaangażowania w proces usprawnień,
■ upowszechnienie doświadczeń w zakresie dobrych praktyk i dzielenie się nimi wewnątrz i na zewnątrz instytucji,
■ włączenie różnych inicjatyw dotyczących poprawy jakości w codzienną działalność instytucji,
■ pomiar osiąganego wraz z upływem czasu postępu, drogą okresowej samooceny.
Jak metoda CAF będzie wdrażana?
Wdrożenie metody CAF w Urzędzie będzie przebiegać w oparciu o 10 kroków doskonalenia organizacji, podzielonych na trzy fazy:
Urząd otrzyma wsparcie ze strony MSWiA do Kroku 7 tj. wsparcia doradczego z zakresu ustalania priorytetów działań doskonalących, podstaw zarządzania projektem, sposobu monitoringu projektu.
W ramach projektu przeprowadzone zostaną 4-godzinne konsultacje dla przedstawicieli Urzędu, będące wstępem do ustalenia priorytety działań doskonalących oraz do uzgodnienia planów usprawnień dla urzędu. Projekty, jakie powstają po zakończeniu procesu samooceny, będą wynikiem wiarygodnej listy słabych stron Urzędu, z których wiele może zostać wyeliminowanych dzięki działaniom doskonalącym – w wielu przypadkach bez ponoszenia istotnych kosztów lub wręcz bezkosztowo.
